Chính sách quyền riêng tư

Trang này giải thích cách NihonLetter (“Sản phẩm” hoặc “chúng tôi”) thu thập, sử dụng, chia sẻ và bảo vệ thông tin của bạn. Vui lòng đọc kỹ toàn bộ chính sách này trước khi sử dụng Sản phẩm.

Giới thiệu và phạm vi áp dụng

NihonLetter là ứng dụng iOS dành cho người nước ngoài cư trú tại Nhật Bản và các gia đình đa ngôn ngữ. Bạn có thể quét hoặc tải lên thư từ, tài liệu, hình ảnh, PDF và ảnh chụp màn hình tiếng Nhật; Sản phẩm sẽ thực hiện nhận dạng ký tự quang học (OCR) và phân tích bằng AI để tạo ra “thẻ hành động” cho bạn (nhận diện loại tài liệu và trích xuất thông tin như hạn chót, số tiền và cơ quan liên quan, đồng thời đề xuất các hành động), lời nhắc lịch cho các hạn chót, và mẫu thư trả lời bằng tiếng Nhật. Ngôn ngữ đầu ra của thẻ hành động được quyết định bởi thiết lập ngôn ngữ ứng dụng của bạn; hiện tại hỗ trợ tiếng Trung giản thể, tiếng Trung phồn thể, tiếng Anh, tiếng Nhật và tiếng Việt, và trong các môi trường ngôn ngữ khác thì thẻ hành động mặc định là tiếng Trung giản thể.

Chính sách này áp dụng cho việc thu thập và xử lý thông tin diễn ra giữa bạn và Sản phẩm trong khi bạn sử dụng nó; nó không áp dụng cho việc xử lý độc lập được thực hiện bởi các trang web, cơ quan hoặc dịch vụ của bên thứ ba mà bạn tự truy cập. Về các điều khoản liên quan, xem Điều khoản dịch vụ của chúng tôi.

Thông tin chúng tôi thu thập

Chúng tôi chỉ thu thập thông tin trong phạm vi cần thiết để cung cấp và cải thiện dịch vụ, chủ yếu thuộc các nhóm sau:

• Thông tin tài khoản và xác thực: phiên bản hiện tại chủ yếu sử dụng tài khoản ẩn danh, và chúng tôi thu thập mã định danh nội bộ của tài khoản ẩn danh. Khi các phương thức đăng nhập như LINE và Apple được triển khai ở các phiên bản sau, chúng tôi sẽ tương ứng thu thập mã định danh người dùng do phương thức đăng nhập đó trả về (provider user id), địa chỉ email bạn dùng để đăng nhập hoặc liên kết, v.v. Các phương thức đăng nhập này đang được lên kế hoạch và sẽ được triển khai dần qua các phiên bản; chúng có thể chưa khả dụng trong phiên bản hiện tại, và những gì thực sự khả dụng tuân theo những gì được hiển thị trong phiên bản ứng dụng của bạn. Một khi phương thức đăng nhập liên quan đã khả dụng, bạn có thể liên kết nhiều danh tính vào cùng một tài khoản. Chúng tôi không sử dụng số điện thoại để đăng ký hoặc đăng nhập tài khoản; nếu một tập tin bạn tải lên có chứa thông tin như số điện thoại, nó được nhận dạng và xử lý như một phần của nội dung được tải lên (xem “Nội dung bạn tải lên” ở trên).
• Nội dung bạn tải lên: hình ảnh và PDF của các thư từ, tài liệu và ảnh chụp màn hình mà bạn quét hoặc tải lên, cùng với văn bản được trích xuất qua OCR. Nội dung này có thể chứa thông tin cá nhân (như họ tên, địa chỉ, số tiền, tên cơ quan, số tài khoản, v.v.). Vui lòng chỉ tải lên nội dung mà bạn có quyền xử lý.
• Kết quả phân tích: các thẻ hành động, lời nhắc hạn chót và mẫu thư trả lời được tạo ra từ nội dung bạn tải lên.
• Thông tin sử dụng và nhật ký: các bản ghi sử dụng cơ bản và nhật ký lỗi, dùng để khắc phục sự cố và cải thiện dịch vụ.
• Mã định danh tích hợp lịch / lời nhắc: khi bạn sử dụng tính năng “Thêm vào Lịch / Lời nhắc”, mã định danh do hệ thống trả về cho sự kiện hoặc lời nhắc được tạo sẽ được gửi lại và lưu trữ trên máy chủ của chúng tôi, dùng để đánh dấu hành động đó là đã hoàn thành và để tránh tạo trùng lặp. Chúng tôi không lấy bất kỳ nội dung nào khác từ lịch hoặc lời nhắc của bạn.
• Thông tin mua hàng và đăng ký: trạng thái mua hàng / đăng ký và mã định danh giao dịch. Chúng tôi quản lý các gói đăng ký thông qua RevenueCat: dịch vụ này được khởi tạo ngay mỗi lần bạn mở ứng dụng, và sau mỗi lần bạn đăng nhập, mã định danh tài khoản của bạn (Supabase user ID) được gửi cho RevenueCat để làm mã định danh người dùng ở đó (không phụ thuộc vào việc bạn có mua hàng hay không); việc thanh toán thực tế được xử lý bởi Apple App Store, và chúng tôi không có quyền truy cập vào thẻ ngân hàng hoặc các thông tin thanh toán khác của bạn.
• Yêu cầu hỗ trợ (ticket): khi bạn liên hệ với chúng tôi qua “Cài đặt → Hỗ trợ”, danh mục ticket, tiêu đề, ngôn ngữ và nội dung tin nhắn bạn gửi—nội dung này có thể chứa thông tin cá nhân.
• Mã định danh liên quan đến thông báo đẩy: khi bạn đã đăng nhập và đã cho phép ứng dụng này gửi thông báo trong cài đặt hệ thống (bất kể quyền đó được cấp cho lời nhắc hạn chót, lời nhắc việc cần làm hay thông báo gia đình), chúng tôi thu thập và lưu push token của thiết bị bạn (do Apple cấp, dùng để gửi thông báo tới thiết bị đó), mã định danh thiết bị ( identifierForVendor do iOS cung cấp, dùng để nhận biết việc đăng ký lặp lại của cùng một thiết bị; nó thay đổi khi bạn cài lại ứng dụng), nền tảng và môi trường đẩy, cùng với bản ghi kết quả gửi theo từng thiết bị (gửi thành công hay không, và mã lý do khi thất bại). Dữ liệu này chỉ dùng để gửi thông báo và khắc phục sự cố gửi tin, không dùng cho quảng cáo hay theo dõi xuyên ứng dụng; khi bạn đăng xuất, ứng dụng lập tức ngừng nhận thông báo đẩy ngay trên máy này và gửi cho máy chủ một yêu cầu vô hiệu hóa token đó—yêu cầu này chỉ mang tính nỗ lực tối đa, nên nếu vì lý do mạng hay lý do khác mà nó không đến nơi thì việc vô hiệu hóa ở phía máy chủ có thể bị chậm lại; khi bạn xóa tài khoản, bản ghi token này bị xóa cùng với tài khoản.

Cách thông tin được sử dụng

• Để thực hiện nhận dạng OCR và phân tích AI trên nội dung tiếng Nhật bạn tải lên, và để tạo ra thẻ hành động, lời nhắc hạn chót và mẫu thư trả lời bằng tiếng Nhật.
• Để tạo và duy trì tài khoản của bạn, và để xử lý đăng nhập, liên kết danh tính và quản lý phiên.
• Để cung cấp, duy trì, khắc phục sự cố và cải thiện các tính năng cũng như sự ổn định của Sản phẩm.
• Khi bạn cho phép, để ghi các sự kiện hoặc lời nhắc liên quan đến hạn chót vào lịch hoặc lời nhắc trên thiết bị của bạn, và để gửi lại mã định danh do hệ thống trả về nhằm đánh dấu hoàn thành và tránh trùng lặp.
• Để quản lý quyền lợi đăng ký và mua hàng trong ứng dụng của bạn (thông qua RevenueCat và Apple App Store).
• Để tiếp nhận, xử lý và phản hồi các yêu cầu và ticket bạn gửi qua tính năng hỗ trợ.
• Khi bạn chọn lưu một tài liệu vào không gian gia đình, để cung cấp tài liệu đó và kết quả phân tích của nó cho các thành viên khác của không gian ấy, giúp cả gia đình cùng xem và xử lý.
• Để phân công và theo dõi các việc của gia đình trong không gian gia đình, và để gửi thông báo gia đình tới các thành viên liên quan.
• Để ghi lại các thao tác về thành viên và quyền quản lý trong không gian gia đình, phục vụ việc khắc phục sự cố và kiểm toán an ninh của chúng tôi.

Chúng tôi không bán dữ liệu cá nhân của bạn cho bên thứ ba.

Xử lý và chia sẻ với bên thứ ba

Để cung cấp các tính năng của Sản phẩm, chúng tôi ủy thác thông tin cần thiết cho các loại bên thứ ba sau đây, trong phạm vi cần thiết để cung cấp dịch vụ. Chúng tôi không bán dữ liệu cá nhân của bạn.

• Nhà cung cấp dịch vụ phân tích AI: để thực hiện nhận dạng và phân tích, văn bản được trích xuất qua OCR từ nội dung bạn tải lên sẽ được gửi đến nhà cung cấp dịch vụ AI bên thứ ba mà chúng tôi sử dụng để xử lý (không phải hình ảnh gốc—hình ảnh và PDF chỉ được lưu trữ trên hạ tầng tự vận hành của chúng tôi và không được gửi cho nhà cung cấp AI). Chúng tôi hiện đang sử dụng Anthropic (mô hình Claude); tùy theo cấu hình, chúng tôi cũng có thể sử dụng OpenAI hoặc các nhà cung cấp dịch vụ AI khác. Việc xử lý như vậy tuân theo điều khoản và chính sách quyền riêng tư của từng nhà cung cấp. Huấn luyện mô hình: nội dung bạn tải lên sẽ không được dùng để huấn luyện các mô hình AI— chúng tôi xử lý dữ liệu thông qua các API thương mại của những nhà cung cấp này, và theo điều khoản API của họ, nội dung đã gửi không được dùng để huấn luyện mô hình của họ; chúng tôi cũng không sử dụng nội dung bạn tải lên làm mẫu đảm bảo chất lượng (QA) chia sẻ ra bên ngoài.
• Gửi email xác thực: email Magic Link và email mã dùng một lần (OTP) được gửi qua Amazon SES (AWS).
• Nhà cung cấp danh tính đăng nhập: khi bạn chọn phương thức đăng nhập liên quan, quá trình đăng nhập có liên quan đến LINE và Apple với vai trò là nhà cung cấp danh tính.
• Dịch vụ lưu trữ: dữ liệu của bạn được lưu trữ trên hạ tầng tự vận hành của chúng tôi (Supabase và bộ lưu trữ đối tượng được triển khai trên một VPS).
• Đăng ký và mua hàng trong ứng dụng: chúng tôi sử dụng RevenueCat để quản lý quyền lợi đăng ký và mua hàng trong ứng dụng, việc này liên quan đến việc đồng bộ trạng thái mua hàng / đăng ký và mã định danh tài khoản; giao dịch thanh toán thực tế được xử lý bởi Apple App Store và tuân theo điều khoản cùng chính sách quyền riêng tư của Apple.
• Gửi thông báo đẩy: các thông báo đẩy liên quan đến gia đình được gửi qua dịch vụ thông báo đẩy của Apple (APNs). Chúng tôi cung cấp cho Apple push token của thiết bị bạn và nội dung mẫu cố định; Apple chỉ đóng vai trò kênh truyền, và chúng tôi không cung cấp cho họ nội dung tài liệu nào (các mẫu không chứa tên tài liệu, tên cơ quan, số tiền hay văn bản được nhận dạng—xem “Không gian chia sẻ gia đình” bên dưới). Việc xử lý này tuân theo điều khoản và chính sách quyền riêng tư của Apple.

Không gian chia sẻ gia đình

Sản phẩm cung cấp tính năng tùy chọn “không gian gia đình”: bạn có thể tạo một không gian gia đình, mời người thân tham gia và chia sẻ những tài liệu nhất định để cùng nhau xử lý. Phần này giải thích việc xử lý dữ liệu liên quan đến tính năng đó. Các tính năng gia đình được triển khai dần theo phiên bản ứng dụng và theo cấu hình phía máy chủ của chúng tôi; ngay cả khi bạn đã dùng phiên bản mới nhất, một số tính năng gia đình có thể vẫn chưa được bật cho bạn, và những gì thực sự khả dụng tuân theo những gì được hiển thị trong ứng dụng. Nếu bạn không sử dụng không gian gia đình, phần này không áp dụng cho bạn. Các thành viên gia đình không phải là bên thứ ba mà chúng tôi ủy thác xử lý dữ liệu (xem “Xử lý và chia sẻ với bên thứ ba” ở trên), mà là những người dùng khác do chính bạn chủ động chọn để chia sẻ cùng.

• Chỉ những tài liệu bạn chủ động chọn mới được chia sẻ: mỗi tài liệu thuộc về một không gian xác định ngay khi được lưu— không gian cá nhân của bạn, hoặc một không gian gia đình. Mặc định là không gian cá nhân (nếu bạn đã chuyển sang xem một không gian gia đình thì không gian đó trở thành nơi lưu mặc định); bạn có thể thay đổi nơi lưu trên màn hình trước khi lưu. Tài liệu được nhập qua luồng “Chia sẻ / Mở bằng” của hệ thống luôn chỉ được lưu vào không gian cá nhân của bạn. Tài liệu trong không gian cá nhân của bạn không bao giờ được chia sẻ tự động chỉ vì bạn tạo hoặc tham gia một không gian gia đình, hay vì tính năng gia đình được ra mắt. Sản phẩm cũng không cung cấp cách nào để di chuyển một tài liệu đã lưu giữa không gian cá nhân và không gian gia đình—ngoài trường hợp được mô tả ở mục “Giải tán một không gian gia đình” bên dưới (khi giải tán, tài liệu được trả về không gian cá nhân của người đã lưu chúng), không gian sở hữu được ấn định tại thời điểm lưu, nên nếu không muốn tiếp tục chia sẻ, bạn cần xóa tài liệu đó. Những giới hạn này được thực thi ở phía máy chủ: ứng dụng không có quyền thay đổi không gian sở hữu của tài liệu, và máy chủ sẽ kiểm tra xem bạn có thực sự là thành viên hiện tại của không gian gia đình được chọn hay không; nếu không, yêu cầu lưu sẽ bị từ chối. Theo thiết kế, không gian cá nhân chỉ có thể có một mình bạn; không thể mời người khác vào đó.
• Cung cấp thông tin cá nhân cho các thành viên khác: khi bạn lưu một tài liệu có chứa thông tin cá nhân vào không gian gia đình, chính bạn khởi xướng việc cung cấp thông tin cá nhân đó cho các thành viên khác của không gian ấy. Theo quy định về cung cấp dữ liệu cá nhân cho bên thứ ba trong Luật Bảo vệ thông tin cá nhân của Nhật Bản, chúng tôi công khai như sau: các mục được cung cấp—bản gốc (ảnh hoặc PDF) và ảnh thu nhỏ của tài liệu đó, văn bản được trích xuất qua OCR, kết quả phân tích sinh ra từ đó (loại tài liệu, tóm tắt, tên cơ quan, số tiền, hạn chót, mức độ rủi ro, độ tin cậy), các việc cần làm và hành động được đề xuất cùng bản ghi xử lý của chúng, những xác nhận và chỉnh sửa bạn đã thực hiện với các trường được trích xuất, và thông tin về việc thành viên nào đã tải tài liệu lên; mục đích cung cấp—để các thành viên gia đình cùng xem và xử lý những việc trong đời sống liên quan đến tài liệu đó; phạm vi bên nhận—các thành viên hiện tại (chưa bị xóa) của không gian gia đình đó, bao gồm cả những thành viên tham gia sau khi bạn lưu tài liệu (họ cũng xem được toàn bộ tài liệu đã chia sẻ trước đó); số lượng bị giới hạn bởi hạn mức thành viên do chúng tôi đặt ra, và quyền mời thành viên mới thuộc về chủ nhóm của không gian đó; phương thức cung cấp—thông qua máy chủ của chúng tôi, sau khi máy chủ xác minh tư cách thành viên; cách phát sinh việc cung cấp—khi chọn một không gian gia đình làm nơi lưu, bạn đã chọn chia sẻ tài liệu đó trong không gian ấy. Xin lưu ý: tài liệu bạn tải lên có thể chứa thông tin cá nhân của những người khác ngoài bạn (ví dụ người thân, trẻ em, hoặc cá nhân liên quan đến một cơ quan bên thứ ba). Vui lòng chỉ tải lên nội dung mà bạn có quyền xử lý, và sau khi giải thích đầy đủ, hãy xin sự đồng ý của những cá nhân liên quan (hoặc người đại diện theo pháp luật của họ nếu là trẻ vị thành niên)—đây là nghĩa vụ của bạn theo Điều khoản dịch vụ, và vì chúng tôi không thể liên hệ trực tiếp với những cá nhân đó, chúng tôi dựa vào việc thành viên tải lên đã thực hiện nghĩa vụ này. Nếu bạn không phải người tải lên nhưng thông tin cá nhân của bạn nằm trong tài liệu do người khác tải lên, bạn cũng có thể yêu cầu chúng tôi công khai, đính chính, ngừng sử dụng hoặc xóa thông tin đó qua Trang hỗ trợ; chúng tôi sẽ xử lý sau khi xác minh theo quy định của pháp luật.
• Thành viên gia đình có thể thấy gì: các thành viên hiện tại của không gian gia đình có thể xem toàn bộ nội dung của mọi tài liệu được chia sẻ trong không gian đó, bao gồm tiêu đề, loại và nguồn, trạng thái xử lý, phần tóm tắt, tên cơ quan, số tiền, hạn chót và mức độ rủi ro, kết quả nhận dạng ký tự (OCR) theo từng trang, kết quả phân tích của AI và độ tin cậy, các việc cần làm và hành động được đề xuất sinh ra từ tài liệu (kèm chi tiết, thời gian, địa điểm và liên kết) cùng hồ sơ xử lý của chúng, các xác nhận và chỉnh sửa trường dữ liệu, và thông tin về thành viên đã tải tài liệu lên. Thành viên cũng có thể xem ảnh gốc và ảnh thu nhỏ của tài liệu được chia sẻ: khi đó, máy chủ của chúng tôi xác minh lại tư cách thành viên rồi cấp một liên kết truy cập tạm thời có hiệu lực tối đa 5 phút (rút ngắn thêm nếu thời hạn lưu giữ còn lại của bản gốc ít hơn 5 phút). Bản thân kho lưu trữ chứa các bản gốc không mở cho các thành viên khác; họ chỉ có thể xem qua liên kết tạm thời đó.
• Ranh giới giữa các thành viên: các thành viên chỉ có thể xem, không thể sửa hay xóa tài liệu do người khác tải lên cũng như kết quả phân tích của tài liệu đó và việc cần làm của người khác. Ngoại lệ duy nhất là phân công mà bạn đã nhận— sau khi nhận, bạn có thể tiến hành hành động được đề xuất cho việc đó (xác nhận / thực hiện / đánh dấu đã hoàn thành), điều này cập nhật bản ghi hành động và trạng thái xử lý của tài liệu ấy, và có thể tạo một việc cần làm tương ứng dưới tên người tải tài liệu lên (xem “Phân công và nhật ký hoạt động” bên dưới). Việc thay đổi thời hạn lưu giữ bản gốc của một tài liệu, xóa tài liệu đó và các thao tác tương tự vẫn chỉ dành cho thành viên đã tải nó lên (và người đó vẫn phải là thành viên hiện tại của không gian). Mời và xóa thành viên, chuyển quyền quản lý không gian, đưa vào lưu trữ (archive) hoặc giải tán không gian gia đình chỉ dành cho chủ nhóm của không gian đó.
• Thành viên gia đình không thể thấy gì: các thành viên khác không thể thấy bất kỳ tài liệu, kết quả phân tích, việc cần làm hay bản gốc nào trong không gian cá nhân của bạn, cũng như nội dung của bạn trong các không gian gia đình khác. Danh sách thành viên chỉ gồm tên hiển thị do mỗi thành viên tự đặt, ngôn ngữ, vai trò, thời điểm tham gia và mã định danh tài khoản nội bộ trong không gian đó, và không chứa địa chỉ email hay số điện thoại của bất kỳ thành viên nào; thành viên cũng không thấy được phương thức đăng nhập hay chi tiết thanh toán của bạn. Các ticket hỗ trợ bạn gửi là kênh riêng tư giữa bạn và chúng tôi, các thành viên gia đình khác không xem được (chúng tôi chỉ ghi lại ticket được gửi từ bối cảnh không gian gia đình nào, để giúp xác định vấn đề).
• Phân công và nhật ký hoạt động: khi bạn dùng tính năng phân công trong gia đình, mọi thành viên hiện tại của gia đình đó đều có thể thấy một việc được giao cho ai, người đó đã đọc hay chưa, đã nhận hay từ chối, đã thêm vào lời nhắc hoặc lịch của mình chưa (hiển thị là “đã lên lịch”), và đã hoàn thành hay chưa cùng thời điểm hoàn thành. Chỉ thành viên được giao mới có thể đánh dấu đã đọc, nhận, từ chối hoặc hoàn thành; việc hủy chỉ dành cho thành viên đã tạo phân công hoặc cho chủ nhóm không gian. Ngoài ra, các thao tác trong không gian (thay đổi thành viên, tạo và đổi tên nhãn, thay đổi quyền quản lý, v.v.) được ghi vào nhật ký hoạt động của gia đình đó; nhật ký này không mở cho các thành viên gia đình xem và chỉ dùng cho vận hành nội bộ và kiểm toán an ninh của chúng tôi (xem “Nhân viên của chúng tôi có thể thấy gì” bên dưới). Nó chỉ lưu mã định danh thành viên, loại thao tác và các giá trị cố định tương tự, không lưu tiêu đề tài liệu hay văn bản được nhận dạng.
• Thông báo đẩy: nội dung văn bản của các thông báo đẩy liên quan đến gia đình (ví dụ một việc được giao cho bạn, thay đổi trạng thái của việc đó, hay bản tóm tắt gia đình hằng ngày) hoàn toàn đến từ những mẫu cố định được viết sẵn trên máy chủ của chúng tôi, được chọn theo ngôn ngữ bạn đặt trong gia đình đó. Các mẫu này là những lời nhắc chung như “Bạn được giao một việc gia đình mới”, và không thể chứa tên tài liệu, tên cơ quan hay tên trường học, số tiền, ngày tháng, văn bản được nhận dạng, hay tên của các thành viên khác; dữ liệu đi kèm chỉ là một nhóm mã định danh nội bộ dùng để mở màn hình tương ứng. Vì vậy, loại thông báo này không làm lộ nội dung tài liệu ngay cả khi hiển thị trên màn hình khóa. Xin lưu ý rằng lời nhắc hạn chót của tài liệu và lời nhắc việc cần làm là các thông báo được tạo ngay trên thiết bị của bạn và không đi qua máy chủ của chúng tôi; để bạn nhận biết được chúng nói về việc gì, lời nhắc hạn chót có chứa tên của tài liệu đó và hạn chót của nó, còn lời nhắc việc cần làm có chứa tiêu đề của việc cần làm (tùy trường hợp, tên đó có thể là tên loại tài liệu mà chúng tôi nhận diện được, tên do chính bạn đặt, hoặc tên cơ quan được nhận dạng trên tài liệu), và chúng xuất hiện trên màn hình khóa cũng như trong Trung tâm thông báo. Nếu bạn không muốn những thông tin này xuất hiện trên màn hình khóa, bạn có thể tắt các lời nhắc tương ứng trong ứng dụng, hoặc ẩn bản xem trước thông báo cho ứng dụng này trong “Cài đặt → Thông báo” của iOS.
• Sau khi một thành viên bị xóa hoặc tự rời đi: chúng tôi lập tức đánh dấu tư cách thành viên của người đó trong gia đình là “đã xóa” trên máy chủ, và quyền xem cũng như thao tác của họ với toàn bộ nội dung trong không gian đó chấm dứt cùng lúc—bao gồm cả những tài liệu mà chính họ đã lưu vào không gian đó trước đây: trong Sản phẩm, họ cũng không còn xem được hồ sơ, kết quả phân tích và việc cần làm của những tài liệu đó; những tài liệu đó vẫn ở lại trong không gian gia đình để các thành viên khác tiếp tục sử dụng. Xin nói rõ: ở tầng lưu trữ, ảnh gốc luôn thuộc về tài khoản đã tải nó lên, nên người đó vẫn có thể lấy lại những bản gốc do chính họ tải lên, nhưng không còn lấy được bản gốc do các thành viên khác tải lên. Ngay cả sau khi bạn đã rời khỏi một không gian gia đình, nếu nội dung trong đó có chứa thông tin cá nhân của chính bạn, bạn vẫn có thể yêu cầu chúng tôi ngừng sử dụng, xóa, hoặc ngừng cung cấp nội dung đó cho các thành viên khác của không gian ấy (ví dụ khi bạn cho rằng việc tiếp tục chia sẻ sẽ gây tổn hại đến quyền hoặc lợi ích hợp pháp của bạn) theo Luật Bảo vệ thông tin cá nhân của Nhật Bản; xin gửi yêu cầu qua Trang hỗ trợ, chúng tôi sẽ xác minh danh tính của bạn theo quy định của pháp luật và quyết định không chậm trễ. Liên kết truy cập tạm thời tới bản gốc không thể thu hồi sau khi đã cấp; các liên kết đã cấp sẽ tự hết hạn trong tối đa 5 phút, và sau đó không có liên kết mới nào được cấp nữa. Những bản gốc của gia đình do các thành viên khác tải lên mà ứng dụng giữ tạm trong bộ nhớ RAM trên thiết bị của người đó để hiển thị sẽ được xóa vào lần tiếp theo ứng dụng làm mới thông tin gia đình (ví dụ khi bạn mở lại ứng dụng, mở màn hình gia đình, hoặc kéo xuống để làm mới); những ảnh này không bao giờ được ghi xuống bộ nhớ lưu trữ của thiết bị. Chứng danh đẩy (push token) của một thiết bị chỉ gắn với tài khoản chứ không gắn với bất kỳ không gian gia đình nào, nên việc xóa một thành viên không hủy gắn chứng danh đẩy của thiết bị đó; thay vào đó, chúng tôi kiểm tra lại tư cách thành viên ngay trước khi gửi mỗi thông báo gia đình, và những thông báo có người nhận đã bị xóa sẽ bị hủy và không được gửi đi. Chúng tôi không xóa từ xa những nội dung bạn đã tự xuất ra hoặc tự lưu vào thiết bị của mình. Thao tác xóa thành viên được ghi vào hồ sơ hoạt động của gia đình đó.
• Nhãn chủ thể của gia đình: trong không gian gia đình, bạn có thể tạo “nhãn chủ thể” để phân biệt mỗi tài liệu gia đình liên quan đến người con nào, trường học nào hay tổ chức nào. Một nhãn chỉ gồm ba thành phần: biệt danh do chính bạn nhập, một màu bạn chọn từ bảng màu cố định (không bắt buộc), và loại nhãn (chỉ có thể là một trong “trẻ em”, “trường học”, “tổ chức” hay “khác”). Chúng tôi không yêu cầu tên thật, và không có bất kỳ ô nhập nào cho ngày sinh, tuổi hay giấy tờ tùy thân. Mọi thành viên hiện tại của cùng không gian gia đình đều có thể xem, sửa và đưa vào lưu trữ các nhãn của gia đình đó. Nhãn không bao giờ được gửi tới các nhà cung cấp dịch vụ AI, và biệt danh của chúng cũng không đi vào dữ liệu thống kê sử dụng sản phẩm của chúng tôi (xem “Thống kê sử dụng các tính năng gia đình” bên dưới). Vì biệt danh là văn bản tự do do bạn tự viết, xin đừng đưa vào đó những thông tin mà bạn không muốn các thành viên khác trong cùng gia đình nhìn thấy.
• Thống kê sử dụng các tính năng gia đình: để đo lường xem tính năng có hữu ích hay không, chúng tôi ghi lại các sự kiện thống kê theo loại thao tác của tính năng gia đình (ví dụ đã tạo một gia đình, đã gửi hoặc chấp nhận lời mời, đã xóa một thành viên, đã phân công hoặc hoàn thành một việc, đã xem trang gói gia đình). Mỗi sự kiện kèm theo mã định danh tài khoản của bạn và mã định danh nội bộ của không gian gia đình mà thao tác đó thuộc về, để có thể thống kê theo từng gia đình. Các sự kiện này không chứa tiêu đề tài liệu, tên cơ quan, số tiền, văn bản được nhận dạng, biệt danh của nhãn hay tên của thành viên; thuộc tính của chúng chỉ nhận các giá trị cố định định sẵn, và dữ liệu thống kê không hiển thị cho bất kỳ người dùng nào, kể cả các thành viên gia đình khác. Bạn có thể tắt thống kê sử dụng sản phẩm bất cứ lúc nào trong phần cài đặt của ứng dụng, sau đó máy chủ của chúng tôi sẽ từ chối nhận; khi bạn xóa tài khoản, trước tiên chúng tôi xóa phần gắn với gia đình trên các sự kiện thống kê trong quá khứ. Ngoài ra, khi có người mở hoặc từ chối một liên kết mời trên web, chúng tôi cũng ghi lại một sự kiện thống kê ẩn danh không chứa bất kỳ mã định danh tài khoản nào—sự kiện này phát sinh từ phía trang web, nên nó không chịu ảnh hưởng của việc bạn bật hay tắt thống kê trong ứng dụng.
• Nhân viên của chúng tôi có thể thấy gì: để xử lý yêu cầu hỗ trợ, khắc phục sự cố và ngăn chặn lạm dụng, nhân viên được ủy quyền của chúng tôi có thể xem siêu dữ liệu của không gian gia đình trong bảng quản trị nội bộ—tên gia đình, danh sách thành viên (mã định danh tài khoản nội bộ, vai trò, trạng thái, ngôn ngữ, tên hiển thị, thời điểm tham gia và thay đổi), trạng thái và thời gian của lời mời, cùng nhật ký hoạt động của gia đình. Bảng quản trị đó không bao giờ trả về tài liệu, ảnh gốc, văn bản được nhận dạng hay kết quả phân tích bên trong một gia đình; khi thực sự cần xem nội dung tài liệu, phải dùng quy trình truy cập khẩn cấp có giới hạn, đòi hỏi hai người phê duyệt và để lại dấu vết kiểm toán. Chúng tôi chỉ lưu giá trị băm của mã mời và mã bí mật của liên kết web, và bảng quản trị cũng không hiển thị các giá trị băm đó.
• Dữ liệu gia đình khi hợp nhất tài khoản: nếu bạn đăng nhập bằng các phương thức khác nhau khiến chúng tôi nhận diện hai tài khoản là cùng một người và hợp nhất chúng, tư cách thành viên của tài khoản bị hợp nhất trong các không gian gia đình sẽ tự động được chuyển sang tài khoản được giữ lại (nếu cả hai tài khoản cùng ở trong một gia đình, chúng gộp thành một bản ghi thành viên). Những tài liệu mà tài khoản bị hợp nhất đã lưu vào không gian gia đình vẫn ở lại trong không gian gia đình đó và vẫn hiển thị với các thành viên khác, chỉ thay đổi về quyền quản lý sang tài khoản được giữ lại. Điều này có nghĩa là sau khi hợp nhất, tài khoản còn lại có quyền truy cập tất cả các không gian gia đình của tài khoản kia. Nếu bạn không muốn quyền truy cập gia đình của hai tài khoản bị gộp lại, xin đừng liên kết chúng vào cùng một danh tính đăng nhập.
• Phân tích AI và chuyển giao xuyên biên giới trong không gian gia đình: sự đồng ý rõ ràng cho việc chuyển giao xuyên biên giới được ghi nhận theo từng người dùng (xem “Chuyển giao quốc tế và xuyên biên giới” bên dưới). Một lần phân tích chỉ chạy nếu chính thành viên khởi tạo lần quét hoặc nhập đó đã đồng ý; khi các thành viên khác sau đó xem, lọc, xác nhận hay chỉnh sửa các trường, nhận hoặc hoàn thành việc cần làm, hay dùng mẫu thư trả lời tiếng Nhật đã được tạo sẵn, họ chỉ đang đọc kết quả đã lưu trên máy chủ của chúng tôi, và không có nội dung nào được gửi lại tới các nhà cung cấp dịch vụ AI. Không gian gia đình đi theo đúng cùng một quy trình xử lý như khi dùng cá nhân, và các cam kết ở trên không thay đổi: ảnh gốc và tệp PDF không được gửi cho nhà cung cấp AI, nội dung bạn tải lên không được dùng để huấn luyện mô hình AI, và cũng không được dùng làm mẫu đảm bảo chất lượng (QA) chia sẻ ra bên ngoài. Xin lưu ý rằng sự đồng ý này là do thành viên khởi tạo phân tích đưa ra. Nếu tài liệu có liên quan đến thông tin cá nhân của các thành viên gia đình khác (kể cả trẻ vị thành niên), thông tin đó cũng được chuyển giao trong cùng lần phân tích. Đối với thông tin cá nhân của người khác nằm trong tài liệu, chúng tôi dựa vào khai báo của thành viên tải lên rằng họ đã có sự đồng ý của người đó (hoặc của người đại diện theo pháp luật nếu là trẻ vị thành niên); chúng tôi không thể liên hệ trực tiếp với người đó nên không xin sự đồng ý riêng. Nếu bạn là người đó và không đồng ý với việc chuyển giao xuyên biên giới này, bạn có thể yêu cầu chúng tôi ngừng cung cấp cho bên thứ ba ở nước ngoài và xóa dữ liệu liên quan qua Trang hỗ trợ.
• Trang mời trên web: khi chủ nhóm một không gian gia đình tạo liên kết mời trên web để chia sẻ với người thân chưa cài ứng dụng, trang web đó chỉ hiển thị tên của không gian gia đình, tên hiển thị mà người mời đã đặt trong không gian đó, ngôn ngữ của lời mời và thời điểm hết hạn của liên kết; trang này không hiển thị bất kỳ tài liệu, hình ảnh hay văn bản được nhận dạng nào, cũng không hiển thị danh sách thành viên, số lượng thành viên, tên thật, email hay số điện thoại. Mã bí mật của liên kết được đặt ở phần sau dấu “#” trong địa chỉ web, và theo quy tắc của trình duyệt, phần này không được gửi kèm yêu cầu tới máy chủ của chúng tôi nên không xuất hiện trong nhật ký truy cập máy chủ hay thông tin trang giới thiệu (referrer); máy chủ của chúng tôi cũng chỉ lưu giá trị băm của nó và không thể khôi phục lại giá trị gốc. Liên kết mời trên web có hiệu lực tối đa 24 giờ (mã mời trong ứng dụng mặc định 7 ngày, tối đa 30 ngày); chủ nhóm có thể thu hồi bất cứ lúc nào, và việc tạo lại sẽ làm liên kết cũ mất hiệu lực ngay lập tức. Người nhận có thể từ chối lời mời ngay trên trang đó mà không cần đăng ký hay đăng nhập; việc chấp nhận lời mời và tham gia không gian gia đình phải được hoàn tất trong ứng dụng sau khi đăng nhập. Nếu chủ nhóm chia sẻ liên kết “việc của gia đình” thay vì liên kết mời, trang này còn hiển thị tiêu đề, hạn chót của việc đó và tên hiển thị của thành viên được giao—nhưng vẫn không cung cấp bất kỳ bản gốc nào. Để ngăn việc dò đoán liên kết hàng loạt, chúng tôi giới hạn tần suất khi có nhiều lượt truy cập thất bại trong thời gian ngắn, và địa chỉ IP nguồn liên quan chỉ được ghi lại dưới dạng giá trị băm.
• Điều gì xảy ra với nội dung gia đình khi bạn xóa tài khoản: dù bạn là chủ nhóm của không gian gia đình hay chỉ là thành viên thường, chỉ cần bạn từng lưu tài liệu vào một không gian gia đình hoặc từng tạo việc của gia đình ở đó, thì khi việc xóa tài khoản của bạn được tiến hành, chúng tôi không xóa những nội dung ấy cùng với tài khoản: chúng tôi chọn trong không gian đó một thành viên vẫn đang sử dụng (ưu tiên chủ nhóm đương nhiệm của không gian, nếu không thì thành viên hiện tại đã tham gia sớm nhất) để tiếp nhận những tài liệu đó cùng với kết quả phân tích, việc cần làm và bản ghi hành động của chúng; chúng sẽ được ghi lại dưới tên thành viên tiếp nhận và tiếp tục được giữ lại để các thành viên hiện tại của gia đình tiếp tục xem được; các bản gốc và ảnh thu nhỏ tương ứng cũng được giữ lại. Sau khi tiếp nhận, mã định danh quyền sở hữu trên những bản ghi ấy được thay bằng thành viên tiếp nhận. Xin nói rõ: theo thiết kế, điểm neo quyền sở hữu của bản gốc ở tầng lưu trữ và đường dẫn lưu trữ của nó không thay đổi theo việc tiếp nhận, nên trong đó vẫn còn mã định danh nội bộ tài khoản của bạn—mã này không còn tương ứng với bất kỳ tài khoản đăng nhập được nào, nhưng các thành viên cùng gia đình vẫn có thể nhìn thấy nó khi họ đọc bản gốc. Nếu không còn thành viên nào để tiếp nhận, không gian đó sẽ được đưa vào lưu trữ và đóng băng, và những nội dung đứng tên bạn bị xóa cùng với tài khoản của bạn (nội dung do người khác để lại trong không gian đó không bị ảnh hưởng). Hồ sơ hoạt động của gia đình được giữ lại, nhưng các mã định danh người dùng trỏ tới bạn sẽ được xóa trống; mã định danh người tạo trên các nhãn chủ thể cũng được xóa trống, trong khi bản thân các nhãn vẫn ở lại cho các thành viên khác như dữ liệu chung của gia đình. Nội dung trong không gian cá nhân của bạn tiếp tục được xử lý như mô tả ở phần “Lưu giữ và xóa dữ liệu” bên dưới. Nếu bạn không muốn những nội dung mình đã lưu vào không gian gia đình được giữ lại theo cách này, xin hãy tự xóa những tài liệu đó trước khi xóa tài khoản, hoặc gửi yêu cầu ngừng sử dụng và xóa dữ liệu qua Trang hỗ trợ.
• Quy tắc bổ sung khi chủ nhóm xóa tài khoản: ngoài cách xử lý chung ở mục trên, nếu bạn là chủ nhóm của một không gian gia đình và không gian đó vẫn còn thành viên khác, chúng tôi sẽ từ chối tiếp nhận yêu cầu xóa tài khoản của bạn và đề nghị bạn trước tiên chuyển quyền quản lý cho một thành viên khác, hoặc giải tán gia đình đó trước (nếu bạn đã gửi yêu cầu giải tán và gia đình đang trong thời gian chờ thì yêu cầu xóa tài khoản có thể được tiếp nhận). Khi việc xóa được tiến hành, thành viên tiếp nhận nói ở mục trên đồng thời trở thành chủ nhóm mới của không gian gia đình (có các quyền của chủ nhóm như mời và xóa thành viên, chuyển quyền quản lý, đưa vào lưu trữ và giải tán); mọi lời mời mà gia đình đó đã gửi nhưng chưa được chấp nhận đều bị vô hiệu; và nếu trước đó đã có yêu cầu giải tán còn trong thời gian chờ thì yêu cầu giải tán ấy được hủy (không gian vẫn đóng băng và chủ nhóm mới phải khôi phục thủ công).
• Giải tán một không gian gia đình: chỉ chủ nhóm của không gian mới có thể giải tán một không gian gia đình, và không gian cá nhân thì không thể bị giải tán. Sau khi xác nhận, không gian gia đình bị đóng băng ngay lập tức (không thể thêm nội dung mới và không thể sửa nội dung hiện có, trong khi các thành viên vẫn có thể xem và xuất những gì đã có) và bắt đầu thời gian chờ 48 giờ; trong khoảng thời gian đó, chủ nhóm có thể hủy việc giải tán (sau khi hủy, không gian vẫn ở trạng thái đóng băng và phải được khôi phục thủ công thì mới dùng lại được). Sau thời gian chờ, việc giải tán không thể hủy được nữa, và một tác vụ theo lịch sẽ chính thức thực hiện việc giải tán. Việc thực thi thực tế có thể muộn hơn 48 giờ một chút. Thứ bị xóa là chính không gian gia đình đó: quan hệ thành viên, lời mời, nhãn chủ thể, hạn mức dùng chung và việc giao nhiệm vụ, cùng với hồ sơ hoạt động của gia đình đó. Sau khi không gian gia đình bị xóa thì không thể khôi phục. Các tài liệu đã lưu vào không gian gia đình đó không bị xóa—mỗi tài liệu, cùng với bản gốc và ảnh thu nhỏ, kết quả phân tích, việc cần làm và hồ sơ hành động của nó, sẽ được trả về không gian cá nhân của chính thành viên đã lưu nó vào đó (các tài liệu do chủ nhóm lưu cũng được trả về không gian cá nhân của chính chủ nhóm: thứ bị giải tán là gia đình, và chúng tôi không thay mặt ai quyết định xóa nội dung của chính họ). Sau khi được trả về, nội dung này xuất hiện trong không gian cá nhân của chính thành viên đó và bản gốc vẫn mở được, vì vậy xin hãy xem trong không gian cá nhân của bạn. Các việc gia đình không gắn với một tài liệu cụ thể cũng được trả về không gian cá nhân của người đã tạo ra chúng. Và nếu người ban đầu đã lưu một nội dung nào đó sau này đã xóa tài khoản, khiến nội dung ấy được chuyển sang tên một thành viên tiếp nhận theo mục “Điều gì xảy ra với nội dung gia đình khi bạn xóa tài khoản” ở trên, thì nó được trả về không gian cá nhân của thành viên tiếp nhận đó. Việc chia sẻ cũng chấm dứt từ thời điểm đó: từ đó trở đi mỗi thành viên chỉ thấy được phần đang mang tên mình, và không còn thấy tài liệu của các thành viên khác; vì vậy nếu bạn muốn giữ lại nội dung do thành viên khác đã lưu, hãy tự xuất nó ra trước khi giải tán. Với mỗi tài liệu được trả về, chúng tôi ghi lại một hồ sơ xử lý nội bộ (chỉ gồm định danh nội bộ của tài liệu và của tài khoản, không bao giờ gồm nội dung tài liệu). Ngoại lệ: nếu tại thời điểm thực thi, một thành viên không có không gian cá nhân dùng được, nội dung họ đã lưu vào không gian đó không có nơi để trả về và sẽ bị xóa cùng với không gian gia đình. Ngoài ra, nhãn chủ thể là dữ liệu dùng chung của gia đình và bị xóa cùng với gia đình, nên các nhãn trước đây gắn trên tài liệu được trả về sẽ bị gỡ. Không gian cá nhân, tài liệu cá nhân và tài khoản của mỗi thành viên hoàn toàn không bị ảnh hưởng—chỉ là họ không còn thuộc gia đình đó nữa.
• Ranh giới gia đình khi xuất dữ liệu: bạn có thể yêu cầu chúng tôi xuất một bản sao dữ liệu của mình qua Trang hỗ trợ (trong ứng dụng không có mục tự xuất dữ liệu). Phần gia đình trong bản xuất đó chỉ bao gồm những không gian gia đình mà bạn hiện vẫn còn là thành viên: tên và các thiết lập cơ bản của không gian, tên hiển thị / ngôn ngữ / vai trò / thời điểm tham gia của các thành viên khác (không có địa chỉ email), thông tin cơ bản của các tài liệu trong không gian đó (tiêu đề, loại, nguồn, trạng thái, trạng thái quy trình xử lý, hạn chót, tên cơ quan, nhãn chủ thể, thời điểm đưa vào lưu trữ, thời điểm tạo) và danh sách nhãn chủ thể. Với những tài liệu do các thành viên khác tải lên, phần tóm tắt, số tiền, văn bản được nhận dạng và ảnh gốc của chúng không được ghi vào bản xuất của bạn; bản xuất cũng không bao giờ chứa bất cứ thứ gì từ không gian cá nhân của người khác. Khi bạn rời đi hoặc bị xóa khỏi một gia đình, gia đình đó không còn xuất hiện trong các bản xuất sau này của bạn.
• Gói gia đình: tại những nơi có gói gia đình, việc một gia đình có được mở khóa hay không phụ thuộc vào việc chính chủ nhóm của không gian đó có đang giữ một gói đăng ký trả phí còn hiệu lực hay không (chúng tôi tra cứu theo thời gian thực chứ không tạo thêm một bản sao quyền lợi; vì vậy sau khi chủ nhóm được hoàn tiền, gói đăng ký hết hạn hoặc quyền quản lý được chuyển đi, kết quả đánh giá thay đổi ngay lập tức), và các thành viên khác không cần trả tiền riêng; các thành viên cùng chia sẻ hạn mức phân tích quét của không gian gia đình đó. Chúng tôi dùng RevenueCat để quản lý đăng ký: ngoài việc đồng bộ trạng thái mua hàng / đăng ký và mã định danh tài khoản đã nêu ở phần “Xử lý và chia sẻ với bên thứ ba” bên trên, chúng tôi không cung cấp cho họ tên, email hay số điện thoại của bạn, cũng không cung cấp danh sách thành viên gia đình, quan hệ giữa các thành viên hay bất kỳ nội dung tài liệu nào. Khi một thành viên kiểm tra xem gia đình đã được mở khóa hay chưa, họ chỉ nhận được “đã mở khóa hay chưa, hạng gói, nguồn, và hạn mức thành viên”, chứ không bao giờ nhận được danh tính của chủ nhóm, sản phẩm đã mua hay ngày hết hạn.

Nơi lưu trữ dữ liệu và bảo mật

Dữ liệu của bạn được lưu trữ trên hạ tầng tự vận hành của chúng tôi (Supabase và bộ lưu trữ đối tượng trên một VPS). Chúng tôi áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức hợp lý như kiểm soát truy cập và mã hóa trong quá trình truyền để bảo vệ an toàn cho thông tin của bạn.

Xin lưu ý: không có phương thức truyền tải hay lưu trữ nào qua internet có thể bảo đảm không bao giờ xảy ra rủi ro trong mọi hoàn cảnh, và chúng tôi không thể đưa ra bảo đảm tuyệt đối về bảo mật. Vui lòng giữ an toàn cho các phương thức đăng nhập và thiết bị của bạn.

Lưu giữ và xóa dữ liệu

Chúng tôi lưu giữ thông tin của bạn trong khoảng thời gian cần thiết để cung cấp dịch vụ và đáp ứng các yêu cầu tuân thủ. Đối với các bản gốc bạn tải lên, Sản phẩm cung cấp tính năng “lưu giữ bản gốc”: bạn có thể chọn giữ lại các bản gốc, hoặc để chúng bị xóa tự động sau khi hết hạn.

Lưu ý quan trọng về tài khoản ẩn danh: tài khoản ẩn danh có thể được sử dụng mà không cần đăng ký, và phiên của nó là chứng danh duy nhất cho tài khoản. Việc đăng xuất hoặc mất phiên đó có thể tương đương với việc mất tài khoản và dữ liệu liên quan, và thường không thể khôi phục. Nếu bạn muốn lưu giữ dữ liệu lâu dài, chúng tôi khuyên bạn liên kết một phương thức đăng nhập như LINE, Apple hoặc email khi nó khả dụng (các phương thức đăng nhập này được triển khai dần qua các phiên bản, tùy theo những gì thực sự được cung cấp trong ứng dụng).

Bạn có thể xóa tài khoản của mình bất cứ lúc nào; sau khi gửi, yêu cầu xóa được xử lý bất đồng bộ ở nền và thường được hoàn tất trong thời gian ngắn. Nó sẽ xóa các dữ liệu liên quan như tập tin, phân tích, bản ghi Việc cần làm trong ứng dụng và nội dung hỗ trợ của bạn, và không thể khôi phục— xem “Quyền của bạn” bên dưới và Xóa tài khoản. Ngoại lệ về lưu giữ: để thực hiện các nghĩa vụ pháp lý và tuân thủ, chúng tôi khử định danh các bản ghi liên quan đến tài chính / giao dịch và lưu giữ chúng trong thời hạn luật định, và chúng tôi giữ lại một bản ghi kiểm toán việc xóa có chứa mã định danh tài khoản làm bằng chứng rằng yêu cầu xóa đã được thực hiện; dữ liệu này chỉ được dùng cho mục đích tuân thủ nội bộ và không được cung cấp ra bên ngoài.

Nếu bạn dùng không gian gia đình: nội dung bạn đã lưu vào không gian gia đình không bị xóa cùng với tài khoản của bạn. Cách xử lý nội dung đó, cũng như cách xử lý khi một không gian gia đình bị giải tán, được mô tả ở phần “Không gian chia sẻ gia đình” bên trên.

Quyền của bạn

Trong phạm vi được pháp luật hiện hành cho phép, bạn có thể thực hiện các quyền sau đối với thông tin cá nhân của chính mình:

• Truy cập và chỉnh sửa: để biết và cập nhật thông tin mà chúng tôi lưu giữ về bạn.
• Xóa: bạn có thể xóa tài khoản và nội dung riêng tư liên quan (tập tin, phân tích, bản ghi Việc cần làm trong ứng dụng) bất cứ lúc nào trong ứng dụng (Cài đặt → Tài khoản → Xóa tài khoản); việc xóa không thể khôi phục (xem thêm ngoại lệ về lưu giữ trong mục “Lưu giữ và xóa dữ liệu” ở trên—để thực hiện các nghĩa vụ pháp lý và tuân thủ, chúng tôi khử định danh các bản ghi liên quan đến tài chính / giao dịch và lưu giữ chúng trong thời hạn luật định, và giữ lại một bản ghi kiểm toán việc xóa có chứa mã định danh tài khoản làm bằng chứng tuân thủ). Nếu bạn là chủ nhóm của một không gian gia đình vẫn còn thành viên khác, bạn phải chuyển quyền quản lý hoặc giải tán gia đình đó trước thì mới có thể xóa tài khoản; nội dung bạn đã lưu vào không gian gia đình không bị xóa cùng với tài khoản của bạn, như mô tả ở phần “Không gian chia sẻ gia đình” bên trên. Nếu bạn không thể thực hiện việc này trong ứng dụng, bạn có thể liên hệ với chúng tôi qua Trang hỗ trợ.
• Rút lại sự đồng ý: đối với việc xử lý được thực hiện dựa trên sự đồng ý của bạn, bạn có thể rút lại sự đồng ý của mình; việc rút lại không ảnh hưởng đến việc xử lý đã được thực hiện trước khi rút lại.
• Yêu cầu công khai theo APPI và các yêu cầu khác: nếu Luật Bảo vệ thông tin cá nhân của Nhật Bản (APPI) áp dụng cho bạn, bạn có thể đưa ra các yêu cầu sau đối với dữ liệu cá nhân mà chúng tôi lưu giữ: công khai; chỉnh sửa, bổ sung hoặc xóa nội dung; đình chỉ sử dụng hoặc xóa bỏ; và công khai các bản ghi về việc cung cấp cho bên thứ ba. Chúng tôi sẽ xử lý những yêu cầu này theo pháp luật hiện hành sau khi xác minh danh tính của bạn bằng các phương thức hợp lý; điểm liên hệ và quy trình được mô tả trong mục “Đơn vị xử lý thông tin cá nhân” bên dưới.

Nếu bạn ở một khu vực khác (ví dụ, Khu vực Kinh tế Châu Âu nơi GDPR áp dụng), bạn có thể có các quyền khác do luật địa phương quy định; chúng tôi sẽ hợp tác trong phạm vi áp dụng.

Quyền truy cập thiết bị

Các quyền truy cập thiết bị sau đây của Sản phẩm đều yêu cầu sự cho phép chủ động của bạn trong ứng dụng, và bạn có thể thu hồi chúng bất cứ lúc nào trong phần cài đặt hệ thống của mình:

• Lịch và Lời nhắc (EventKit): với sự cho phép của bạn, được dùng để ghi các sự kiện liên quan đến hạn chót vào Lịch trên thiết bị của bạn, hoặc để ghi lời nhắc vào Lời nhắc. Sau khi ghi, mã định danh do hệ thống trả về cho sự kiện hoặc lời nhắc đó sẽ được gửi lại và lưu trữ trên máy chủ của chúng tôi, dùng để đánh dấu hành động đó là đã hoàn thành và để tránh tạo trùng lặp; chúng tôi không tải lên bất kỳ nội dung nào khác từ lịch hoặc lời nhắc của bạn. Việc xóa tài khoản chỉ xóa dữ liệu trên máy chủ của chúng tôi và không tự động xóa các sự kiện hoặc lời nhắc mà bạn đã ghi vào Lịch hoặc Lời nhắc trên thiết bị của bạn; nếu bạn muốn xóa chúng, vui lòng tự xóa trên thiết bị của mình.
• Máy ảnh và Ảnh: được dùng để quét thư từ hoặc chọn tập tin và hình ảnh để phân tích.

Quyền riêng tư của trẻ em

Sản phẩm hướng tới việc được đăng ký và sử dụng bởi người trưởng thành (hoặc người ở độ tuổi có thể giao kết hợp đồng hợp lệ tại quốc gia / khu vực của bạn), và chúng tôi không thu thập thông tin cá nhân trực tiếp từ trẻ em. Tuy nhiên, các tài liệu bạn tải lên và các nhãn bạn tạo trong không gian gia đình có thể chứa thông tin về con bạn; những thông tin đó được xử lý như do bạn (người giám hộ) cung cấp, và bạn nên xin những sự đồng ý cần thiết trước khi cung cấp. Nếu bạn tin rằng một trẻ em đã cung cấp cho chúng tôi thông tin cá nhân mà không có sự đồng ý của người giám hộ, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Trang hỗ trợ, và chúng tôi sẽ thực hiện các biện pháp hợp lý để xóa nó.

Chuyển giao quốc tế và xuyên biên giới

Để cung cấp dịch vụ, một phần thông tin của bạn được ủy thác cho các bên thứ ba để xử lý hoặc lưu trữ. Về việc cung cấp dữ liệu cá nhân cho một bên thứ ba ở nước ngoài mà phải được công khai theo Điều 28 của Luật Bảo vệ thông tin cá nhân của Nhật Bản (APPI): các nhà cung cấp dịch vụ phân tích AI là Anthropic và OpenAI đặt tại Hoa Kỳ—văn bản được trích xuất qua OCR từ nội dung bạn tải lên được chuyển đến Hoa Kỳ để họ xử lý, và chế độ bảo vệ thông tin cá nhân tại Hoa Kỳ khác với chế độ của Nhật Bản; vì việc này, chúng tôi áp dụng các biện pháp bảo mật như mã hóa trong quá trình truyền và kiểm soát truy cập. Việc chuyển giao xuyên biên giới này chỉ xảy ra khi đồng thời thỏa mãn hai điều kiện: bạn sử dụng tính năng quét / phân tích tài liệu, và chính bạn đã đưa ra sự đồng ý rõ ràng đối với phiên bản hiện hành của chính sách này. Khi bạn chưa đưa ra sự đồng ý đó, máy chủ sẽ từ chối thực hiện việc phân tích (việc kiểm tra này được cưỡng chế ở phía máy chủ nên ứng dụng không thể đi vòng qua nó). Nếu bạn không muốn việc chuyển giao xuyên biên giới như vậy xảy ra, xin đừng đưa ra sự đồng ý đó, hoặc đừng sử dụng tính năng phân tích liên quan. Nhà cung cấp dịch vụ quản lý đăng ký là RevenueCat (RevenueCat, Inc., Hoa Kỳ)—chúng tôi dùng dịch vụ này để quản lý quyền lợi đăng ký và mua hàng trong ứng dụng; mã định danh tài khoản của bạn (một chuỗi ID ngẫu nhiên) cùng trạng thái mua hàng / đăng ký được chuyển đến Hoa Kỳ để họ xử lý. Bên gửi thông báo đẩy là Apple (Apple Inc., Hoa Kỳ)—khi chúng tôi gửi cho bạn một thông báo gia đình (các tùy chọn thông báo gia đình mặc định đều đang bật, và bạn có thể tắt chúng trong ứng dụng), push token của thiết bị bạn và nội dung mẫu cố định được chuyển tới dịch vụ thông báo đẩy của Apple (APNs) để gửi đi; chúng tôi không cung cấp cho họ nội dung tài liệu nào (các mẫu không chứa tên tài liệu, tên cơ quan, số tiền hay văn bản được nhận dạng). Ngoài ra, việc gửi email xác thực (Amazon SES) và hạ tầng tự vận hành của chúng tôi (VPS, bộ lưu trữ đối tượng, bảng quản trị vận hành) được đơn vị vận hành triển khai trong lãnh thổ Nhật Bản (vùng AWS Tokyo), và việc xử lý liên quan không liên quan đến việc cung cấp dữ liệu cá nhân cho một bên thứ ba ở nước ngoài; nếu vị trí triển khai này thay đổi trong tương lai, chúng tôi sẽ cập nhật chính sách này tương ứng và xử lý theo APPI.

Cập nhật chính sách

Chúng tôi có thể cập nhật Chính sách quyền riêng tư này theo thời gian. Các cập nhật sẽ được đăng trên trang này, và ngày “Cập nhật lần cuối” ở đầu trang sẽ được cập nhật. Đối với các thay đổi quan trọng, chúng tôi sẽ thông báo cho bạn bằng các phương thức thích hợp.

Đơn vị xử lý thông tin cá nhân

Đơn vị xử lý thông tin cá nhân cho Sản phẩm này (đơn vị xử lý thông tin cá nhân) là đơn vị vận hành NihonLetter (một hộ kinh doanh cá thể tại Nhật Bản). Theo Luật Bảo vệ thông tin cá nhân của Nhật Bản, tên và địa chỉ của đơn vị vận hành là những thông tin có thể được thông báo cho cá nhân: nếu bạn cần, theo yêu cầu của bạn chúng tôi sẽ công khai tên và địa chỉ của đơn vị vận hành không chậm trễ bằng văn bản hoặc email. Đối với các yêu cầu, thắc mắc hoặc khiếu nại liên quan đến việc xử lý thông tin cá nhân và việc thực hiện các quyền nêu trên (công khai, chỉnh sửa, đình chỉ sử dụng, xóa, v.v.), vui lòng gửi chúng qua Trang hỗ trợ (support@nihonletter.app) làm điểm liên hệ; chúng tôi sẽ xử lý chúng không chậm trễ sau khi xác minh danh tính của bạn theo pháp luật hiện hành. Ngoài chính bạn, người đại diện theo pháp luật của trẻ vị thành niên hoặc của người thành niên được giám hộ, và người đại diện do bạn ủy quyền, cũng có thể thay bạn đưa ra các yêu cầu nêu trên; khi đó chúng tôi có thể yêu cầu bổ sung giấy tờ chứng minh thẩm quyền đại diện (ví dụ giấy tờ thể hiện quan hệ cha mẹ - con, hoặc giấy ủy quyền).

Liên hệ với chúng tôi

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi, ý kiến hoặc yêu cầu nào liên quan đến Chính sách quyền riêng tư này hoặc việc xử lý thông tin cá nhân, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Trang hỗ trợ (support@nihonletter.app).