Điều khoản Dịch vụ

1. Giới thiệu và Chấp nhận

Điều khoản Dịch vụ này (“Điều khoản này”) áp dụng cho việc bạn sử dụng NihonLetter (“Sản phẩm” hoặc “chúng tôi”). NihonLetter là một ứng dụng iOS dành cho người nước ngoài cư trú tại Nhật Bản và các gia đình đa ngôn ngữ, giúp bạn hiểu các thư từ và giấy tờ tiếng Nhật.

Bằng việc tải xuống, truy cập hoặc sử dụng Sản phẩm, bạn xác nhận rằng bạn đã đọc, hiểu và đồng ý bị ràng buộc bởi Điều khoản này. Nếu bạn không đồng ý với Điều khoản này, vui lòng không sử dụng Sản phẩm. Điều khoản này cần được đọc cùng với Chính sách Quyền riêng tư của chúng tôi.

2. Mô tả Dịch vụ

Sản phẩm giúp bạn xử lý các thư từ và giấy tờ tiếng Nhật thường ngày. Bạn có thể quét hoặc tải lên thư từ, giấy tờ, hình ảnh, PDF hoặc ảnh chụp màn hình tiếng Nhật, và Sản phẩm sẽ thực hiện các xử lý sau:

• Sử dụng nhận dạng văn bản OCR và phân tích AI để nhận diện loại tài liệu và trích xuất thông tin quan trọng (chẳng hạn như hạn chót, số tiền và tên cơ quan).
• Tạo “thẻ hành động” và đưa ra các hành động được đề xuất (ngôn ngữ đầu ra được quyết định bởi cài đặt ngôn ngữ ứng dụng của bạn: hiện tại là tiếng Trung giản thể, tiếng Trung phồn thể, tiếng Anh, tiếng Nhật hoặc tiếng Việt, các môi trường ngôn ngữ khác mặc định là tiếng Trung giản thể).
• Tạo nhắc nhở lịch cho hạn chót và mẫu thư trả lời bằng tiếng Nhật.

Kết quả đầu ra của Sản phẩm là kết quả phân tích tự động, và độ chính xác, tính đầy đủ cũng như tính kịp thời của nó có thể bị ảnh hưởng bởi các yếu tố như chất lượng của bản gốc và khả năng nhận dạng, phân tích; để sử dụng trong thực tế, vui lòng xem phần “Thông tin Chỉ mang tính Tham khảo” bên dưới.

3. Tài khoản và Xác thực

Bạn có thể sử dụng Sản phẩm hoặc tạo tài khoản theo các cách sau. Các phương thức đăng nhập thực sự có sẵn tuân theo những gì được hiển thị trong phiên bản ứng dụng của bạn—các phương thức đăng nhập khác ngoài tài khoản ẩn danh sẽ được triển khai dần theo từng phiên bản, và những phương thức chưa được phát hành có thể tạm thời không khả dụng trong phiên bản của bạn.

• Tài khoản ẩn danh: có thể sử dụng mà không cần đăng ký. Trong trường hợp này, bản thân phiên (session) chính là thông tin xác thực duy nhất cho tài khoản của bạn. Xin lưu ý đặc biệt: nếu bạn đăng xuất, gỡ cài đặt ứng dụng, đổi thiết bị hoặc mất phiên đó theo cách khác, điều đó có thể tương đương với việc mất vĩnh viễn tài khoản ẩn danh đó cùng toàn bộ dữ liệu liên quan, và thường không thể khôi phục được. Nếu bạn muốn giữ tài khoản của mình lâu dài, chúng tôi khuyến nghị bạn liên kết một phương thức đăng nhập hoặc email khi phương thức tương ứng đã khả dụng.
• Đăng nhập bằng LINE, đăng nhập bằng Apple (Sign in with Apple), Magic Link qua email / mã dùng một lần (OTP) (triển khai dần theo từng phiên bản): các phương thức đăng nhập này sẽ được triển khai dần theo từng phiên bản; khi đã được bật trong phiên bản ứng dụng của bạn, bạn có thể đăng nhập qua bất kỳ phương thức nào trong số đó, và địa chỉ email của bạn sẽ được sử dụng khi đăng nhập hoặc liên kết bằng email.
• Liên kết và hợp nhất: khi phương thức đăng nhập tương ứng đã khả dụng, bạn có thể liên kết một email vào tài khoản của mình, hoặc liên kết nhiều danh tính đăng nhập vào cùng một tài khoản. Chúng tôi không sử dụng số điện thoại để đăng ký hoặc đăng nhập.

Bảo mật tài khoản: bạn nên bảo vệ thiết bị, email và các phương thức đăng nhập được dùng để truy cập tài khoản của mình. Bạn chịu trách nhiệm về các hoạt động được thực hiện thông qua tài khoản của bạn. Nếu bạn phát hiện tài khoản của mình bị sử dụng trái phép, vui lòng liên hệ với chúng tôi ngay qua Trang Hỗ trợ của chúng tôi.

4. Thông tin Chỉ mang tính Tham khảo

Tất cả kết quả đầu ra của Sản phẩm (bao gồm thẻ hành động, nhận diện loại tài liệu, trích xuất hạn chót và số tiền, các hành động được đề xuất, nhắc nhở và mẫu thư trả lời) đều dựa trên OCR tự động và phân tích AI, và chỉ mang tính tham khảo. Nó không cấu thành, và không thay thế, các ý kiến, thông báo hoặc quyết định chính thức của bất kỳ cơ quan chính thức nào như tòa thị chính (city hall), văn phòng lương hưu (pension office) hoặc cơ quan thuế, cũng không cấu thành tư vấn pháp lý, thuế, tài chính hay tư vấn chuyên môn khác.

Phân tích tự động có thể chứa lỗi nhận dạng, thiếu sót hoặc hiểu sai. Đối với các vấn đề liên quan đến thanh toán, khai báo, hạn chót, pháp lý hoặc các vấn đề quan trọng khác, hãy chắc chắn kiểm tra bản gốc và dựa vào các giải thích chính thức của cơ quan chính thức hoặc ý kiến của chuyên gia. Bạn tự chịu hậu quả của bất kỳ quyết định nào được đưa ra dựa trên kết quả đầu ra của Sản phẩm.

5. Sử dụng Hợp lệ và Trách nhiệm của Người dùng

Khi sử dụng Sản phẩm, bạn phải tuân thủ các yêu cầu sau:

• Nội dung bạn tải lên hoặc xử lý phải là nội dung mà bạn có quyền hợp pháp, hoặc bạn đã được cấp quyền phù hợp.
• Bạn không được tải lên thông tin của người khác hoặc nội dung được bảo vệ mà bạn không có quyền xử lý.
• Bạn không được sử dụng Sản phẩm cho bất kỳ mục đích trái pháp luật, xâm phạm hoặc lạm dụng nào.
• Bạn không được cố gắng can thiệp hoặc làm gián đoạn hoạt động bình thường của Sản phẩm, hoặc truy cập trái phép vào hệ thống và dữ liệu của Sản phẩm.

Bạn chịu trách nhiệm về nội dung bạn tải lên và về việc bạn sử dụng Sản phẩm.

6. Nội dung Người dùng và Quyền Sở hữu Trí tuệ

Nội dung của bạn thuộc về bạn. Quyền đối với các thư từ, giấy tờ, hình ảnh, PDF và ảnh chụp màn hình mà bạn tải lên, cùng các kết quả phân tích được tạo ra từ chúng, không chuyển giao cho chúng tôi chỉ vì bạn sử dụng Sản phẩm.

Để cung cấp dịch vụ cho bạn, bạn cho phép chúng tôi lưu trữ, xử lý, truyền tải và phân tích nội dung của bạn (bao gồm việc xử lý thông qua các dịch vụ bên thứ ba được mô tả bên dưới) trong phạm vi cần thiết để cung cấp, duy trì và cải thiện các tính năng của Sản phẩm. Sự cho phép này chỉ được dùng để cung cấp dịch vụ cho bạn, và chấm dứt theo các quy tắc áp dụng sau khi bạn xóa nội dung liên quan hoặc tài khoản của mình.

Quyền sở hữu trí tuệ riêng của Sản phẩm. Quyền sở hữu trí tuệ đối với phần mềm, giao diện, thương hiệu, tên gọi, thiết kế và nội dung liên quan của Sản phẩm thuộc về chúng tôi hoặc các chủ sở hữu quyền tương ứng. Nếu không được phép, bạn không được sao chép, sửa đổi, phân phối hoặc sử dụng theo cách khác những nội dung nêu trên.

7. Dịch vụ Bên thứ ba

Để cung cấp dịch vụ, Sản phẩm sử dụng các dịch vụ bên thứ ba trong phạm vi cần thiết. Các dịch vụ bên thứ ba này được vận hành bởi các nhà cung cấp tương ứng và tuân theo các điều khoản và chính sách tương ứng của họ. Chúng tôi chỉ chia sẻ dữ liệu trong phạm vi cần thiết để cung cấp dịch vụ, và chúng tôi không bán dữ liệu cá nhân của bạn. Các bên xử lý liên quan bao gồm:

• Nhà cung cấp dịch vụ phân tích AI: văn bản được trích xuất qua OCR từ nội dung bạn tải lên (không phải hình ảnh gốc) được gửi đến nhà cung cấp dịch vụ AI bên thứ ba mà chúng tôi sử dụng để xử lý, nhằm tạo ra kết quả nhận dạng và phân tích—hiện tại là Anthropic (Claude), và tùy theo cấu hình có thể là OpenAI hoặc các nhà cung cấp khác, tuân theo các điều khoản và chính sách tương ứng của họ.
• Nhà cung cấp danh tính đăng nhập (triển khai dần theo từng phiên bản): khi các phương thức đăng nhập bên thứ ba như LINE và Apple khả dụng trong phiên bản ứng dụng của bạn và bạn chọn sử dụng chúng (các phương thức này được triển khai dần theo từng phiên bản và có thể chưa khả dụng trong phiên bản hiện tại), các điều khoản và chính sách quyền riêng tư tương ứng của họ sẽ được áp dụng.
• Gửi email xác thực: email Magic Link và OTP được gửi qua Amazon SES (AWS).
• Hạ tầng lưu trữ: dữ liệu được lưu trên hạ tầng tự lưu trữ của chúng tôi (Supabase và lưu trữ đối tượng trên một VPS).
• Đăng ký thuê bao và mua hàng trong ứng dụng: việc đăng ký thuê bao và mua hàng trong ứng dụng được xử lý thông qua RevenueCat và Apple App Store, tuân theo các điều khoản và chính sách tương ứng của họ.

Chúng tôi không chịu trách nhiệm về tính khả dụng hay hành vi của các dịch vụ bên thứ ba vượt quá những gì pháp luật áp dụng yêu cầu. Để biết thêm về cách chúng tôi thu thập và xử lý thông tin, vui lòng xem Chính sách Quyền riêng tư của chúng tôi.

8. Quyền truy cập Thiết bị

Một số tính năng của Sản phẩm yêu cầu bạn chủ động cấp các quyền truy cập thiết bị liên quan trong ứng dụng:

• Lịch và Nhắc nhở: được dùng để ghi các sự kiện liên quan đến hạn chót vào lịch của thiết bị, hoặc ghi nhắc nhở vào ứng dụng Nhắc nhở (Reminders) (thông qua EventKit). Sau khi ghi, mã định danh sự kiện / nhắc nhở do hệ thống trả về được gửi lại cho máy chủ của chúng tôi để đánh dấu hoàn thành và tránh trùng lặp; Sản phẩm không tải lên bất kỳ nội dung nào khác từ lịch hoặc nhắc nhở của bạn.
• Camera / Ảnh: được dùng để quét hoặc chọn các tệp bạn muốn xử lý.

Bạn có thể quản lý các quyền này bất cứ lúc nào trong phần cài đặt hệ thống của thiết bị. Việc thu hồi một quyền có thể khiến tính năng liên quan không hoạt động đúng cách.

9. Quyền của Người dùng và Xóa Tài khoản

Bạn có thể xóa tài khoản của mình cùng nội dung riêng tư liên quan (bao gồm tệp, kết quả phân tích và các bản ghi nhắc nhở trong ứng dụng) bất cứ lúc nào trong ứng dụng qua “Cài đặt → Tài khoản → Xóa Tài khoản”. Sau khi gửi, yêu cầu xóa được xử lý bất đồng bộ ở nền và thường hoàn tất trong thời gian ngắn. Việc xóa không thể khôi phục.

Lịch / nhắc nhở trên thiết bị: các sự kiện và nhắc nhở đã được ghi trước đó vào lịch hoặc nhắc nhở cục bộ trên thiết bị của bạn qua “Thêm vào Lịch / Nhắc nhở” là dữ liệu cục bộ trên thiết bị của bạn, và việc xóa tài khoản không tự động gỡ bỏ chúng; bạn cần tự xóa chúng trên thiết bị của mình.

Ngoại lệ về lưu giữ: việc xóa sẽ loại bỏ nội dung riêng tư như tệp, kết quả phân tích và các bản ghi nhắc nhở trong ứng dụng của bạn; nhưng để thực hiện các nghĩa vụ pháp lý và tuân thủ, chúng tôi khử nhận dạng (de-identify) các bản ghi liên quan đến tài chính / giao dịch và lưu giữ chúng trong thời hạn pháp luật yêu cầu, và chúng tôi giữ lại một bản ghi kiểm toán việc xóa có chứa mã định danh tài khoản làm bằng chứng rằng yêu cầu xóa đã được thực hiện. Dữ liệu này chỉ được dùng cho mục đích tuân thủ nội bộ và không được cung cấp ra bên ngoài; để biết chi tiết, xem phần “Lưu giữ và Xóa Dữ liệu” trong Chính sách Quyền riêng tư của chúng tôi.

Nếu bạn không thể hoàn tất thao tác trong ứng dụng, bạn có thể tìm hiểu cách thực hiện qua trang Xóa Tài khoản, hoặc liên hệ với chúng tôi qua Trang Hỗ trợ của chúng tôi.

10. Tuyên bố Miễn trừ

Trong phạm vi tối đa mà pháp luật áp dụng cho phép, Sản phẩm được cung cấp theo nguyên trạng (“as is”) và theo mức độ “sẵn có” (“as available”), không có bất kỳ bảo đảm rõ ràng hay ngụ ý nào. Chúng tôi không bảo đảm rằng Sản phẩm sẽ không bị gián đoạn hoặc không có lỗi, hoặc rằng kết quả nhận dạng và phân tích sẽ hoàn toàn chính xác, đầy đủ, kịp thời hay phù hợp với mục đích cụ thể của bạn. Việc bạn sử dụng Sản phẩm là theo phán đoán và rủi ro của riêng bạn.

11. Giới hạn Trách nhiệm

Trong phạm vi tối đa mà pháp luật áp dụng cho phép, chúng tôi không chịu trách nhiệm về bất kỳ thiệt hại gián tiếp, ngẫu nhiên, đặc biệt hoặc mang tính hệ quả nào phát sinh từ việc sử dụng hoặc không thể sử dụng Sản phẩm. Điều khoản này không loại trừ hoặc giới hạn trách nhiệm mà không thể loại trừ hoặc giới hạn theo pháp luật áp dụng.

12. Thay đổi, Tạm ngừng và Chấm dứt Dịch vụ

Chúng tôi có thể cập nhật, thay đổi, tạm ngừng hoặc chấm dứt toàn bộ hoặc một phần các tính năng của Sản phẩm theo thời gian. Chúng tôi sẽ đưa ra thông báo cần thiết khi hợp lý và khả thi. Nếu bạn vi phạm Điều khoản này, chúng tôi có thể tạm ngừng hoặc chấm dứt việc bạn sử dụng Sản phẩm. Bạn cũng có thể ngừng sử dụng Sản phẩm và xóa tài khoản của mình bất cứ lúc nào.

13. Thay đổi Điều khoản này

Chúng tôi có thể cập nhật Điều khoản này. Điều khoản đã cập nhật sẽ được đăng trên trang này, và ngày “Cập nhật lần cuối” ở đầu trang sẽ được cập nhật. Sau khi các thay đổi có hiệu lực, việc bạn tiếp tục sử dụng Sản phẩm được coi là chấp nhận Điều khoản đã cập nhật.

14. Luật Điều chỉnh và Giải quyết Tranh chấp

Sản phẩm chủ yếu dành cho người dùng tại Nhật Bản, và việc xử lý liên quan tuân theo các yêu cầu của Luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân của Nhật Bản (APPI) và Apple App Store; nếu bạn ở khu vực khác, luật địa phương (chẳng hạn như GDPR) cũng có thể được áp dụng.

Việc hình thành, hiệu lực, giải thích và thực hiện Điều khoản này được điều chỉnh bởi pháp luật Nhật Bản. Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến Sản phẩm hoặc Điều khoản này sẽ được các bên giải quyết một cách thiện chí và hòa giải; nếu không đạt được thỏa thuận, tranh chấp sẽ được giải quyết thông qua kênh có thẩm quyền theo pháp luật áp dụng. Nếu bạn ở ngoài Nhật Bản, các quyền được trao cho bạn theo luật bắt buộc tại địa phương không bị ảnh hưởng bởi điều khoản này.

15. Đăng ký Thuê bao Trả phí và Mua hàng Trong ứng dụng

Sản phẩm có thể cung cấp các gói đăng ký thuê bao trả phí hoặc mua hàng trong ứng dụng. Những giao dịch mua này được hoàn tất thông qua Apple App Store, với RevenueCat hỗ trợ quản lý các quyền lợi thuê bao:

• Tự động gia hạn: các gói thuê bao thuộc loại tự động gia hạn. Trừ khi bạn tắt tự động gia hạn ít nhất 24 giờ trước khi kết thúc kỳ thuê bao hiện tại, gói sẽ tự động gia hạn cho kỳ đã chọn và bị Apple tính phí.
• Quản lý và hủy: bạn có thể quản lý hoặc hủy gói thuê bao của mình bất cứ lúc nào trong cài đặt tài khoản Apple ID → Thuê bao (Subscriptions) trên thiết bị của bạn; việc hủy có hiệu lực sau khi kết thúc kỳ trả phí hiện tại, và kỳ trả phí hiện tại thường không được hoàn tiền theo tỷ lệ.
• Hoàn tiền: việc thanh toán và hoàn tiền do Apple App Store xử lý theo các chính sách của họ, và chúng tôi thường không thể hoàn tiền trực tiếp cho bạn.
• Giá và quyền lợi: giá cụ thể, kỳ thuê bao và các quyền lợi đi kèm tuân theo những gì được hiển thị trên trang mua hàng trong ứng dụng (paywall), và có thể được điều chỉnh theo thời gian.

16. Liên hệ với Chúng tôi

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về Điều khoản này, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Trang Hỗ trợ (support@nihonletter.app) của chúng tôi.