Câu trả lời ngắn gọn
印鑑登録 (inkan tōroku, đăng ký con dấu) nghĩa là đăng ký một con dấu tại đô thị nơi bạn cư trú — 市区町村 (shikuchōson, thành phố, quận, thị trấn hoặc làng) — để con dấu đó trở thành 実印 (jitsuin, con dấu đã đăng ký) có hiệu lực pháp lý. Sau khi đăng ký, bạn có thể xin 印鑑登録証明書 (inkan tōroku shōmeisho, giấy chứng nhận đăng ký con dấu) dựa trên con dấu đó, dùng cho bất động sản, ô tô, hợp đồng lớn và các thủ tục chính thức khác. Quy trình chung: tự đến quầy của đô thị, mang theo con dấu bạn muốn đăng ký và 本人確認書類 (hon'nin kakunin shorui, giấy tờ tùy thân — người nước ngoài mang theo thẻ cư trú hoặc giấy tương đương). Con dấu phải đáp ứng quy cách (kích thước, kiểu chữ, chất liệu, v.v.), và quy định khác nhau tùy đô thị. Sau khi đăng ký, dùng 印鑑登録証 (inkan tōroku-shō, thẻ đăng ký con dấu) bạn nhận được hoặc マイナンバーカード (mainanbā kādo, thẻ My Number) để xin giấy chứng nhận đăng ký con dấu tại quầy hoặc ở cửa hàng tiện lợi.
Tài liệu này là gì
Nhật Bản chia con dấu cá nhân thành 認印 (mitomein, con dấu thường ngày chưa đăng ký) và 実印 đã đăng ký chính thức, có hiệu lực pháp lý. Để biến một con dấu thành 実印, bạn hoàn tất 印鑑登録 — đăng ký con dấu vào hồ sơ của đô thị nơi bạn cư trú. Sau đó, bất cứ khi nào cần chứng minh rằng một con dấu nhất định đúng là 実印 mà bạn đã đăng ký, bạn nộp đơn xin 印鑑登録証明書 tại đô thị.
- 実印: con dấu đã được đăng ký qua 印鑑登録 và mang hiệu lực pháp lý.
- 印鑑登録: thủ tục đăng ký một con dấu thành 実印 của bạn (thực hiện trực tiếp tại quầy đô thị).
- 印鑑登録証 (thẻ): thẻ được cấp cho bạn sau khi đăng ký thành công (một số đô thị gọi là 印鑑登録カード, inkan tōroku kādo); dùng khi xin giấy chứng nhận.
- 印鑑登録証明書: giấy chứng nhận chính thức xác nhận một con dấu là 実印 đã đăng ký của bạn, dùng cho giao dịch bất động sản, đăng ký xe, hợp đồng lớn và hơn thế nữa.
Người nước ngoài cũng có thể đăng ký: nói chung, người nước ngoài đã hoàn tất 住民登録 (jūmin tōroku, đăng ký cư trú) tại đô thị đó và từ 15 tuổi trở lên có thể đăng ký (kiểm tra chi tiết tại đô thị của bạn).
Các mục thường gặp trên tài liệu
- 印鑑登録（いんかんとうろく） (inkan tōroku) — đăng ký con dấu.
- 実印（じついん） (jitsuin) — con dấu đã đăng ký có hiệu lực pháp lý.
- 印鑑登録証 / 印鑑登録カード (inkan tōroku-shō / inkan tōroku kādo) — thẻ được cấp cho bạn sau khi đăng ký thành công.
- 印鑑登録証明書 (inkan tōroku shōmeisho) — giấy chứng nhận đăng ký con dấu.
- 本人確認書類 (hon'nin kakunin shorui) — giấy tờ tùy thân (người nước ngoài có thể dùng 在留カード (zairyū kādo, thẻ cư trú), 特別永住者証明書 (tokubetsu eijūsha shōmeisho, giấy chứng nhận đặc biệt vĩnh trú), v.v.).
- 委任状（いにんじょう） (ininjō) — giấy ủy quyền dùng khi bạn ủy quyền cho người khác nộp đơn thay.
- 照会書 / 回答書 (shōkaisho / kaitōsho) — với đơn nộp qua người đại diện, đây là thư tra soát mà đô thị gửi tới để xác nhận ý chí của bạn, và mẫu trả lời của nó.
- マイナンバーカード (mainanbā kādo) — thẻ My Number (dùng khi xin giấy chứng nhận tại cửa hàng tiện lợi).
- 手数料（てすうりょう） (tesūryō) — lệ phí.
Những việc bạn cần làm
- Xác nhận điều kiện: trước tiên hãy chắc chắn bạn đã hoàn tất đăng ký cư trú tại đô thị đó và từ 15 tuổi trở lên (kiểm tra chi tiết tại đô thị của bạn).
- Chuẩn bị con dấu: chọn con dấu đáp ứng quy cách của đô thị bạn. Một yêu cầu phổ biến là hình dấu phải lớn hơn hình vuông cạnh 8 mm và nằm gọn trong hình vuông cạnh 25 mm (con số khác nhau tùy đô thị — hãy theo thông tin chính thức). Con dấu cao su và các con dấu dễ biến dạng khác, con dấu không có khung viền ngoài, con dấu mòn hoặc sứt mẻ nặng thường không thể đăng ký. Tên trên con dấu phải trùng với họ tên, 通称名 (tsūshōmei, tên thông dụng đã đăng ký), hoặc tên katakana ghi trên 住民票 (jūminhyō, giấy cư trú) của bạn.
- Mang theo giấy tờ tùy thân: khi tự đến nộp, mang theo 在留カード còn hiệu lực (hoặc một trong các giấy thay thế — 特別永住者証明書, マイナンバーカード, hộ chiếu, bằng lái xe, v.v.) cùng con dấu bạn muốn đăng ký.
- Nộp tại quầy: nộp đơn đăng ký con dấu tại quầy cư dân / công dân của đô thị. Khi bạn tự đến nộp với đầy đủ giấy tờ hợp lệ, việc đăng ký thường được hoàn tất trong ngày và bạn nhận được 印鑑登録証 (thẻ).
- Xin 印鑑登録証明書: sau đó, nộp đơn xin giấy chứng nhận tại quầy với 印鑑登録証 (thẻ) của bạn; nếu bạn có マイナンバーカード, nhiều đô thị còn cho phép xin giấy chứng nhận tại máy in đa năng ở cửa hàng tiện lợi (kiosk). Lưu ý rằng bản thân thẻ 印鑑登録証 thường không dùng được ở cửa hàng tiện lợi — việc cấp tại cửa hàng tiện lợi thực hiện qua thẻ My Number.
Thời hạn và mức phí có thể có
- Mức phí (lệ phí): bản thân việc đăng ký con dấu và mỗi 印鑑登録証明書 thường có 手数料 tính theo từng mục. Mức phí khác nhau tùy đô thị, và việc cấp tại cửa hàng tiện lợi có thể có giá khác so với tại quầy. Hãy kiểm tra đô thị của bạn để biết con số chính xác.
- Thời gian cho đơn nộp qua người đại diện: nếu bạn ủy quyền cho người đại diện, phần lớn đô thị xác nhận ý chí của bạn bằng cách gửi 照会書／回答書, nên không thể hoàn tất đăng ký trong ngày. Sau khi bạn ký vào mẫu trả lời, người đại diện phải nộp lại trong thời hạn mà đô thị quy định. Thời hạn và các bước chính xác tùy theo đô thị của bạn.
- Hiệu lực của giấy chứng nhận: với các thủ tục bất động sản, xe cộ và tương tự, bên tiếp nhận thường yêu cầu 印鑑登録証明書 được cấp "trong một khoảng thời gian nhất định" (ví dụ trong vòng 3 tháng gần nhất). Đây là yêu cầu của bên tiếp nhận — hãy làm theo hướng dẫn của tổ chức đó.
Nên xác nhận với cơ quan chính thức nào khi không chắc chắn
Điều kiện, quy cách con dấu, giấy tờ cần thiết, lệ phí, và việc có cho phép người đại diện hay không của 印鑑登録 đều khác nhau tùy đô thị, nên hãy làm theo thông tin chính thức từ văn phòng đô thị của bạn — quầy cư dân, 市民課 (shiminka, phòng công dân sự vụ), 戸籍住民課 (koseki jūminka, phòng hộ tịch và cư dân sự vụ), hoặc tương tự. Về khung quy định chung áp dụng cho người nước ngoài, hãy xem tài liệu của 総務省 (Sōmushō, Bộ Nội vụ và Truyền thông) về nghiệp vụ giấy chứng nhận đăng ký con dấu cho người nước ngoài. Thông tin chính thức có giá trị ưu tiên hơn bất kỳ giải thích nào từ bên thứ ba.
Các thuật ngữ tiếng Nhật thường gặp
- 印鑑登録（いんかんとうろく） (inkan tōroku) — đăng ký con dấu
- 実印（じついん） (jitsuin) — con dấu đã đăng ký có hiệu lực pháp lý
- 印鑑登録証 / 印鑑登録カード (inkan tōroku-shō / inkan tōroku kādo) — thẻ đăng ký con dấu
- 印鑑登録証明書 (inkan tōroku shōmeisho) — giấy chứng nhận đăng ký con dấu
- 本人確認書類 (hon'nin kakunin shorui) — giấy tờ tùy thân
- 委任状（いにんじょう） (ininjō) — giấy ủy quyền
- 照会書 / 回答書 (shōkaisho / kaitōsho) — thư tra soát và mẫu trả lời xác nhận ý chí của bạn trong đơn nộp qua người đại diện
- 手数料（てすうりょう） (tesūryō) — lệ phí
- マイナンバーカード (mainanbā kādo) — thẻ My Number